Preparar las reuniones

Un equipo de trabajo tiene innumerables reuniones. Sin embargo, las reuniones tienen mala fama porque no siempre se gestiona bien el tiempo y no son productivas.
Antes de convocar una reunión debemos valorar si es necesaria. Las reuniones deben servir para tomar decisiones o debatir cuestiones de peso. No es bueno institucionalizarlas, muchas veces lo que se trata en reuniones se solucionaría con un simple correo electrónico o una llamada de teléfono.

Si consideramos que una reunión es necesaria, tendremos que tener en cuenta las siguientes cuestiones, si queremos que el tiempo que dedicamos a la reunión sea productivo:

Preparar el orden del día, y ceñirse a él.
Gestionar bien los tiempos: puntualidad, duración de la reunión, concentrar la mayor parte del tiempo en temas prioritarios,…Hablar y hablar sobre un mismo tema no es productivo, y además hace que se dedique menos tiempo a otros puntos del orden del día.
Respetar y hacer respetar el protocolo de cortesís en la comunicación: hacer que los tiempos de intervención sean equitativos, exposiciones concretas, acatar los turnos de palabra, no permitir conversaciones laterales, rechazar cualquier comentario con connotaciones clasistas, sexistas o racistas, y fometar el buen humor.
– Sintetizar los puntos acordados y las responsabilidades que asume cada miembro del equipo.

Siguiendo estos pasos conseguiremos que nuestras reuniones de trabajo sean más productivas.

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